学校各单位：

为进一步规范自行采购流程、提高采购备案效率，根据《华侨大学货物与服务采购管理办法》等相关规定，结合学校实际，招标与采购管理中心（以下简称“招采中心”）拟于2025年1月1日在“华侨大学采购综合服务系统”（以下简称“系统”）内启用新的自行采购备案流程，替换现有自行采购备案流程，现将有关事项通知如下：

一、自行采购备案范围

须在系统备案的自行采购是指采购预算在1万元（含）以上，学校统一采购限额标准以下的分散采购项目，须组成采购小组（不少于2名本校教职工，下同）对市场进行调研，最终选择不少于3家供应商进行市场比选采购。

使用纵向科研经费采购预算金额10万元以下的服务类项目，在充分调研的基础上可采取独家采购的方式，但须由采购小组与供应商进行采购谈判。采购完成后须在系统备案。其中，采购预算金额在5万元以上的，须公示无异议后方可执行。使用横向科研经费自行采购的限额标准为100万元。

学校统一采购限额标准若有调整，按调整后执行。

二、自行采购备案流程

更新后的自行采购备案流程均在线上完成，主要步骤包括：购前审批——录入结果——系统备案，具体如下：

（一）购前审批

采购用户在系统中发起自行采购申请，填报所用经费、采购内容、预算金额和采购小组成员等项目相关信息，提交经费负责人及单位负责人审批。其中，超过5万元的项目还需业务主管部门审批。购前审批通过后方可开展自行采购。

（二）录入结果

用户在系统中填报自行采购方式、供应商报价情况（不少于3家，其报价在预算范围内）、市场考察情况及选择成交供应商的理由、成交信息。

（三）系统备案

招采中心经办人、审核人在系统内完成审核，完成自行采购备案，采购用户打印《华侨大学自行采购备案表》。若项目有签订合同，则需完成合同签订后方能打印《华侨大学自行采购备案表》。

三、注意事项

（一）采用现有流程进行备案的自行采购项目，原则上应于2024年12月31日前完成备案和财务报销。2025年1月1日起，自行采购项目均按新的备案流程执行。

（二）项目执行单位主要负责人为本单位采购项目第一责任人，项目负责人为项目直接责任人。各单位应严格按照规定执行自行采购，学校纪检监察室、招采中心、财务处和审计处每年将定期对自行采购项目开展合规性检查。

（三）在系统使用过程中如有问题，请及时咨询招采中心工作人员。联系人：洪老师，0595-22693878，泉州校区施良侨科技大楼208室；林老师，0592-6161570，厦门校区机电信息实验大楼A213室。

                                                                                                    招标与采购管理中心

                                                                                                       2024年12月9日