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《华侨大学物资采购管理办法(试行)》

发布时间:2012-06-11 09:19:22  来源:

第一章 总 则

第一条 为规范我校物资采购工作,加强对物资采购活动的管理和监督,提高工作质量和服务水平,依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招投标法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》及其他有关法律法规,结合我校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称物资是指用于教学、科研、行政的仪器设备(含家具)、材料、低值品、易耗品等。凡我校各单位使用学校经费,用于教学、科研、行政等用途所进行的物资采购适用本管理办法。

第三条 物资采购要遵循公平、公开、公正原则,维护学校利益,提高办事效率,最大限度地发挥我校资金的使用效益。

第二章 组织机构和管理职责

第四条 华侨大学成立由分管校领导为组长的物资采购与招标工作领导小组,负责指导、协调、检查、督促各类物资采购和招标工作。成员由部分院系分管领导、财务处、审计室、监察室、实验室与设备管理处的负责人组成。主要职责是:

(一)负责审议学校采购管理办法和实施意见;

(二)检查、监督和指导学校物资采购与招标工作;

(三)讨论决定学校物资采购与招标工作中的重大事项;

(四)审定学校“采购评标专家库”成员;

(五)审定项目的招标形式;

(六)审定按规定应招标而因特殊情况无法实施招标项目的采购方式;

(七)讨论、审查重大项目的物资采购与招标工作。

第五条 实验室与设备管理处是学校教学、科研、行政等物资采购的统筹归口管理部门。物资采购中心是学校物资采购业务的具体执行部门,负责各项物资采购项目的具体实施,物资采购中心的主要职责是:

(一)贯彻执行国家采购法规和学校有关规章制度,接受物资采购与招标工作领导小组的领导及业务指导与监督,开展物资采购及办理相关报批、进口设备报关、免税手续等工作;

(二)协助实验室与设备管理处制订学校有关采购制度、管理办法;

(三)按照有关规定初审采购计划,开展市场调研、组织论证。负责制定采购方案,安排采购工作日程,联系有关厂商,编制招、评标文件,组织全校物资的采购招标和商务谈判活动;

(四)负责合同的起草、报批、签订、执行与监督;

(五)负责对所购物资在质保期内的状态和效果的检查,为使用单位提供售后服务及处理违约索赔;

(六)开展业务研究,提高采购队伍素质,调查研究供应市场和供货厂商,跟踪所购物资的使用、运行情况,进行“性价比”研究分析,不断提高服务水平和工作效率;

(七)充实和完善采购信息网功能,建立健全供货厂商数据库、评标专家数据库,并保管好有关采购档案资料;

(八)负责构建采购惩防体系,建立和完善廉政制度、政务公开;

(九)完成物资采购与招标工作领导小组交办的其他工作。

第三章 物资采购方式

第六条 物资采购采用以下方式:

公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购、政府采购监管部门认定的其他采购方式。

第七条 公开招标,是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标为我校物资采购的主要方式。

第八条 邀请招标,是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。符合下列情形之一的物资或者服务,可以采用邀请招标方式采购:

(一)有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

(二)其他适宜采取邀请招标方式采购的。

第九条 竞争性谈判,是指采购人通过与多家供应商进行谈判,最后从中确定中标供应商的采购方式。符合下列情形之一的物资或者服务,可以采用竞争性谈判方式采购:

(一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(三)采用招标所需时间不能满足使用单位紧急需要的;

(四)不能事先计算出价格总额的。

第十条 单一来源采购,是指采购机关向供应商直接购买的采购方式。符合下列情形之一的物资或者服务,可以采用单一来源采购:

(一)只能从唯一供应商处采购的;

(二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

(三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的;

(四)预先已声明需对原有采购进行后续扩充的。

第十一条 询价采购,是指向三个以上供应商发出报价,对其报价进行比较以确定合格供应商的一种采购方式。采购的物资规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可以采用询价方式采购。

第四章 申购与采购

第十二条 各单位应对拟购设备的技术性能、品牌品质、预算价格、安装条件等进行充分的论证,其中属于贵重仪器设备、进口仪器设备的还应召开相应的论证会,论证通过后才能申购。

第十三条 各单位申购物资时,凡纳入固定资产管理的仪器设备(含家具),需填写《华侨大学仪器设备采购申请计划表》;属贵重仪器、进口仪器的还须附上相应的论证材料;凡属材料、低值品、易耗品等,需填写《华侨大学材料、低值品、易耗品采购申请表》。

第十四条 完成相关表格填写后,按照下列要求办理申购表审批手续,按经费来源不同,采取不同的审批方式:

(一)凡属实验室专项建设经费,由申购单位分管领导(或项目经费负责人)、实验室管理科、实验室与设备管理处领导联签审批。

(二)凡属行政设备专项经费,由申购单位分管领导(或项目经费负责人、设备管理科、实验室与设备管理处领导联签审批)。

(三)凡属科研项目专项经费,物资采购金额单台件3000元以下,批量2万元以下的,由该项目经费负责人审批。采购金额单台件3000(含)元以上,批量2万元(含)以上的,由该项目经费负责人、申购单位分管领导、实验室与设备管理处领导联签审批。

(四)凡属上述以外的其他经费,物资采购金额单台件2000元以下,批量1万元以下的,由申购单位分管领导审批;采购金额单台件2000元(含)以上,批量1万元(含)以上的,由申购单位分管领导、实验室与设备管理处领导联签审批。

第十五条 列入《中央预算单位政府集中采购目录及标准》中集中采购目录内的物资采购,如:台式计算机、便携式计算机、服务器、网络设备、复印件、文印设备、打印机、传真机、扫描仪、投影机、照相机、移动存储设备、汽车、空调机等,原则上应当实行政府协议供货采购或政府集中机构采购。国家主管部门针对政府协议采购或政府集中机构采购中相关的程序和要求已有一系列完整的规定,物资采购部门需及时了解相关规定并遵照执行。

第十六条 列入《中央预算单位政府集中采购目录及标准》中集中采购目录外的物资采购, 预算金额50万元(含)以上的实行各级各类集中机构采购或委托甲级招标代理采购,按政府采购方式进行。

第十七条 列入《中央预算单位政府集中采购目录及标准》中集中采购目录外的物资采购,预算金额50万元以下实行委托招标代理采购或校内采购。校内采购按预算金额大小分三类进行管理:

第一类:采购预算金额单台件10万元(含)或批量15万元(含)以上的,原则上必须采用公开招标为主、其他方式为辅的方式采购,具体采购文件、评标办法、合同条款由申购单位、物资采购中心以及校物资采购与招标工作领导小组研究决定。如因特殊原因需要采取邀请招标、单一来源等采购方式,须由申购单位提出申请,经校采购与招标工作领导小组审批通过后方可实施。

第二类:采购预算金额单台件10万元或批量15万元以下的,以询价(含网上竞价)为主、其他方式为辅的方式采购,由申购单位和物资采购中心共同签字确定中标人。

第三类:科研项目专项经费采购预算金额单台件3000元以下,批量2万元以下的;其他经费采购预算金额单台件2000元以下,批量1万元以下的,申购单位可自购,也可由采购中心采取以询价(含网上竞价)的方式采购。科研项目专项经费单台件3000元(含)以上,批量2万元(含)以上,5万元(含)以下的;其他经费单台件2000(含)元以上,批量1万元(含)以上,5万元(含)以下的,如需自购,须经实验室与设备管理处领导联签后方可自购。自购物资应进行广泛的市场调查,按优质优价的原则,确定供应商。自购单位领导要重视相关物资物品采购工作,应明确相关工作的负责人,建立责任制度。

第五章 合同与验收

第十八条 科研项目专项经费采购2万元(含)以上或其它经费采购1万元(含)以上的须订立书面合同,合同依据招标文件和中标人的投标文件订立;实验室与设备管理处负责商务方面的审核;合同技术方面包括技术条款、物资技术参数由用户单位负责审核。采购中心、用户单位与供货公司签署合同,盖华侨大学实验室与设备管理处合同专用章。

第十九条 购入的物资验收工作以使用部门为主,实验室与设备管理处协助。仪器设备验收程序按照《华侨大学仪器设备管理办法》执行、其中贵重仪器按照《华侨大学贵重仪器管理办法》执行验收,低值易耗品按照《华侨大学材料、低值品、易耗品管理办法》执行验收。

第二十条 采购部门须收集相关采购资料建立采购档案,主要包括申购表、论证报告、领导批复、招投标文件、合同书、验收报告、会议纪要等。采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

第六章 付款与报销

第二十一条 验收合格后的物资,使用部门应严格按合同规定的付款方式和付款金额支付物资款,按财务部门要求付上相关报销资料并按照下列要求办理报销审批手续:

(一)凡属实验室专项建设经费,实行申购单位分管领导(或项目经费负责人)和实验室与设备管理处领导联签审核,分管校领导审批。

(二)凡属行政设备专项经费,实行申购单位分管领导(或项目经费负责人)和实验室与设备管理处领导联签审批。

(三)凡属科研项目专项经费,采购金额单台件3000元以下,批量2万元以下的,由该项目经费负责人审批。采购金额单台件3000(含)元以上,批量2万元(含)以上的报销,实行由该项目经费负责人、申购单位分管领导、实验室与设备管理处领导联签审批。

(四)凡属上述以外的其他经费,采购金额单台件2000元以下,批量1万元以下的,由申购单位项目经费负责人审批。采购金额单台件2000(含)元以上,批量1万元(含)以上的报销,实行由申购单位分管领导、实验室与设备管理处领导联签审批。

(五)自购物资的报销,由申购项目经费负责人审批。其中,科研项目专项经费单台件3000元(含)以上,批量2万元(含)以上;其他经费单台件2000元(含)以上,批量1万元(含)以上,自购报销还需和实验室与设备管理处领导联签审批。

(六)对于单项在3万元(含)以上的仪器设备购置和维修项目,财务报账前应送交审计室审核。

第七章 监督与检查

第二十二条 物资采购与招标领导小组应当依据相关法规对学校采购活动进行监督检查。学校采购管理机构、采购当事人的有关采购活动,应当接受财务、审计、监察部门的监督检查。

监督、检查的主要内容是:

(一)有关政府采购的法律、行政法规和学校相关规章制度的执行情况;

( )采购范围、采购方式和采购程序的执行情况;

( )回避制度的执行情况;

( )应当监督检查的其他内容。

第二十三条 采购中心应当建立健全内部监督管理制度。明确采购与招标活动的决策和执行程序,形成相互分离、相互监督、相互制约的工作机制。

第八章 法律与责任

第二十四条 学校各单位以及相关人员,必须加强法律意识,严格遵守《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律、法规,认真组织实施采购活动。采购活动中如出现违法违规行为,要承担相应责任。

第二十五条 在政府采购活动中,采购人员及相关人员与供应商有利害关系的,必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的,可以申请其回避。

前款所称相关人员,包括物资采购与招标工作领导小组的成员、招标采购中评标委员会的成员,竞争性谈判采购中谈判小组的成员,询价采购中询价小组的成员。

第二十六条 学校各单位在实施采购活动中,有下列行为之一的,应当承担相应责任:

( ) 必须进行集中采购的项目而不委托集中采购机构代理实施集中采购;必须进行招标的项目而不招标,或者将必须招标的项目化整为零,以其他任何方式规避招标;

( ) 以不合理的条件限制、排斥潜在投标人,对潜在投标人实行歧视待遇或限制投标人之间竞争或者指定供应商。

第二十七条 评标专家有违规行为者,取消其专家资格,并予以通报或其他相应处分。

第二十八条 参与学校采购与招标活动的工作人员必须遵守国家的法律、法规和学校的有关规章制度,对滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊者,将依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第九章 附 则

第二十九条 本规定由实验室与设备管理处负责解释。

第三十条 本办法自公布之日起实施。原学校颁发的物资设备采购管理办法如与本办法冲突,以本文件为准。

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