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华侨大学物资采购暂行办法

发布时间:2010-11-23 20:54:47  来源:

华侨大学物资采购暂行办法
第一章 总 则
第一条 为适应社会主义市场经济体制的需要,规范我校物资采购行为,提高学校物资采购质量和服务水平,根据有关规定并结合我校实际情况,特制定本办法。
第二条 本办法所称的物资采购,是指物资采购中心以确定的、规范的方式和程序采购各种物资,为申购单位提供物资采购服务的行为。
第三条 各单位凡使用财政性资金(包括政府拔款、各种贷款、学校自有资金、社会各界捐款和学校各单位创收中的发展基金)办理的物资采购适用本办法。
第四条 物资采购中心,是学校物资采购的执行与服务的业务部门。其根本任务是在开放竞争的市场环境中,按照国家的物资采购规定,接受物资申购单位委托的物资采购业务;组织实施集中采购,管理零星采购;建立与物资采购相适应的信息系统,开展物资采购咨询,创建物资采购市场。为学校的教学、科研和各项行政事业提供优质、优价和满意的物资采购服务。
第五条 校资产管理处是物资采购中心的主管部门,是学校物资管理、物资采购统筹归口管理的职能机构。审计、监察部门负责对物资采购过程的审查和监督。财务处负责对物资采购资金的管理和开支的审核。
第六条 物资采购要遵循公平、公开、公正原则,维护学校利益,提高办事效率,最大限度地发挥我校资金的使用效益。
第二章 物资采购方式
第七条 物资采购以集中归口采购为主和自行采购为辅两种形式。集中归口采购是指校内具有采购职能的单位,根据自己的业务职责范围,对学校所需物资实施统筹采购的行为;自行采购是指学校各申购单位,经有关职能部门同意,按物资采购的规范要求由各申购单位实施采购的行为。
(1)物资采购中心负责对教学、科研的仪器设备、低值易耗品;对各单位行政办公所用仪器设备;对家具、电脑、复印机、一体机、传真机、打印机、投影仪等通用物资和属国家规定的《专项控制商品品目》(如空调、录像机、音响等特殊物资)实行集中归口采购。其中1000元以内的低值易耗品采购,申购单位可以自购或由物资采购中心采购;超1000元以上需要自购的,需经资产管理处批准。
(2)后勤处(含基建办)负责对后勤下属中心的物资设备、基建材料的集中归口采购;产业处负责对下属各企业生产设备、材料及办公用品的集中归口采购;校医院负责对药品、医用常耗品的集中归口采购;图书馆负责对图书资料的集中归口采购。
第八条 物资采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源和定点、定向等六种采购方式。
(1)公开招标采购:是指采购归口单位(或称招标人),以招标公告的方式邀请不特定的供应商(或称投标人)投标的采购方式。
(2)邀请招标采购:是指招标人以招标邀请书的方式邀请3家(含3家)以上特定的供应商投标的采购方式。
(3)竞争性谈判采购:是指采购归口单位直接邀请3家(含3家)以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。
(4)询价式采购:是指采购归口单位对3家(含3家)以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的采购方式。
(5)单一来源采购:是指采购归口单位向特定的供应商直接商务的采购方式。
(6)定点、定向采购:是指采购归口单位,经市场调研后,向资质信誉高、价格优、服务承诺好的供应商进行定点、定向的采购方式。其采购方式应有利于学校的经济效益、质量效益、办事效益、服务效益的采购要求。同时,资产处还应定期对定点、定向供应商进行考察,实行优胜劣汰。
第九条 单台(套)价值5万元(含5万元)以上和同类商品价值10万元(含10万元)以上的物资采购,原则上应实行公开招标采购或邀请招标采购。特殊情况,由物资分管部门或物资采购中心提出,经资产管理处、财务、审计、监察审核通过,可按第八条规定的其他采购形式执行。
第三章 物资采购的运作程序
第十条 采购计划的立项与审批
各申购单位根据批复的经费指标和项目填写好《华侨大学物资采购申请计划表》送交资产管理处。对属教学、科研的所控经费纳入年度预算,采购单项金额1万元以下的由各院系立项,报资产管理处备案;1万元以上(含1万元)5万元以下的由资产管理处审批;5万元以上(含5万元)需经分管校领导审批(单件大型仪器设备金额超过5万元的,申购单位还需附上可行性论证报告)后,报财务、审计备案。
第十一条 物资采购的组织管理与执行
物资采购由资产管理处负责组织管理,物资采购中心负责执行和具体实施。采购单项金额预估在5万元以下,由申购单位、相关处业务科室参加;采购单项金额预估在5万元(含5万元)以上由申购单位、相关处业务科室参加,财务、审计、监察等单位参与。
第十二条 采购过程的规范
(1)文件与有关的资料由物资采购中心与申购单位共同编制和做好采购前准备工作。有关文件根据物资采购的项目情况,送有关部门确认或通过。
(2)在物资采购中心统筹运行下负责对外发布采购信息。
(3)对供应商应进行资格审核,主要包括营业证件,资信、资质证明,供应能力等。
(4)必要时可向供应商收缴物资采购预估金额百分之二的保证金,由物资采购中心执行。
(5)物资采购中心应对采购过程进行记录和备案,并事前通知有关人员作好准备工作。
(6)合同签署分别由申购单位和资产处为主负责就技术及商务,及时与确定的供应商进行谈判并联合签署合同。
(7)合同的执行以申购单位为主,物资采购中心协助配合为辅的形式进行。
第十三条 物资采购的验收
(1) 对采购入库的物资,物资采购中心应会同申购单位与仓管员,在5天内开箱,进行外观和货票核对验收。凡有签署合同的要按合同条款要求进行验收。如发现货票不符、短缺损坏,应及时通知物资采购中心处理。对技术性能复杂的物资,需请专业人员进行验收。对进口设备须在索赔期内办理完一切验收手续。所有设备需填写验收单,单件5万元以上的大型仪器设备还需加填写《大型精密仪器验收报告》。
(2) 申购单位应在10天内开机验收,如发现质量问题,应在20天内填写《仪器质量、故障问题反馈表》通知物资采购中心,共同办理退货或与供应商协商解决办法,并将处理结果反馈给物资会计员。
(3) 仪器设备安装工程的项目,申购单位应组织有关部门和技术人员参加工程施工与验收等环节的工作。
(4)申购单位验收后,该单位的物资管理员要及时填写《资产验收单》,并到资产管理处办理财产登记手续。
第十四条 付款与报销
(1)需要预付款或分期付款的,申购单位凭《华侨大学物资采购申请计划表》、合同和付款审批单经审计室审计后到财务处办理。
(2)申购单位在报销时,应附上合同、《资产验收单》和申购单位主管领导与资产管理处领导联签的报销单等商务单据与资料,按学校的财务规定进行报帐。
第十五条 维修与售后服务
申购单位应敦促供应商履行合同的义务和职责。如仪器设备在使用过程中出现故障,保修期内应由供应商无偿承担保修责任,申购单位可直接或通过物资采购中心与供应商联系。
第四章 物资采购的其它规定
第十六条 学校需要进口的教学、科研仪器设备必须由物资采购中心集中归口采购,并统一办理进口报关与免税等有关手续。
第十七条 库存常用物资的采购计划,经仓库报送物资设备科审定后,由物资采购中心进行集中归口采购。申购单位和物资采购中心应根据库存物资的情况,原则上按有库存的要先用库存,以发挥仓储效益。仓库应提供优质服务,还要简化领料、提运和报销等环节的手续。而且要将出库价定为当前购进同等产品的库存价。
第十八条 物资采购中心和各申购单位必须做好采购过程中各环节原始资料(包括申购表、各级审批意见、可行性论证报告、招投标资料、合同等)的归档管理,按规定保存。
第五章 物资采购的监督与责任
第十九条 采购实施过程采取由物资采购中心与申购单位共同确定品牌、型号,并有申购单位和有关部门参与采购的办法。
第二十条 对每桩物资的采购,无论事前、事中或事后,物资采购中心应当接受财务、审计、监察等部门及全校师生员工的监督,任何人有权对每桩物资采购中的违法行为进行控告和检举。
第二十一条 有关人员在物资采购中滥用职权、玩忽职守、索贿受赂的,依法追究其行政责任或刑事责任;对违反或拒绝执行本规定的,将按违纪查处,并追究有关领导人的责任。
第六章 附 则
第二十二条 根据学校实际,物资采购中心应以本办法为规范,不断修订、补充和完善有关物资采购管理办法。其它归口采购部门可参照本办法制定本采购范围内的物资采购的具体实施办法,并经资产管理处审定,报财务、审计和监察通过后执行。
第二十三条 本办法有关条款若与国家采购规定存在不一致处,应以国家有关规定为准。
第二十四条 本办法由资产管理处负责解释。
第二十五条 本办法自发布之日起实施。

附:
华侨大学物资采购招投标办法暂行规定
第一条 招标文件的编制。
招标文件由物资采购中心与申购单位共同编制,根据物资采购的项目情况的不同,报送各有关单位确认或通过。
第二条 物资采购中心(或称招标人)负责发布招标公告或发出招标邀请书。
第三条 投标商资格的审核:
(1) 审核营业执照副本及法人资格证书。认定是否具有法人资格或者具有独立承担民事责任的能力;
(2) 审核资信、资质证明。认定是否有良好的社会信誉;
(3) 审核供应能力的证明。确定是否有履行合同的能力和良好的履行合同的记录;
(4)审核投标代表的委托书。检验投标代表是否持有法人的书面委托书。
第四条 招标文件的澄清和修改
(1)投标商在投标截止前二日,可以要求物资采购中心和申购单位就招标文件的有关问题作出澄清。
(2)招标文件若需更改,应以书面形式作出说明,其修改部分与招标文件具有同等法律效力。
第五条 投标
投标商应根据招标文件规定的要求按时递交投标文件,同时按招投标法规定缴纳预估投标金额百分之二的保证金。逾期或不按规定要求的投标视为废标。
第六条 开标
(1)开标应按招标文件规定的时间、地点和程序,由招标人以公开方式进行。物资采购中心应在开标前一天,通知招标组成员(包括资产管理处、财务、审计、监察和用户等单位人员及专业技术人员,成员人数为5人以上单数),出席开标会。
(2)开标时,应当场检查投标书密封及加盖公章是否开启。
(3)物资采购中心应对开标过程的情况作记录和备案。
第七条 评标程序
(1) 审查投标文件,确定合格投标商;
(2) 招标组评委对各投标商的资质、信誉及售后服务等内容进行综合评价,从合格投标商中评出中标供应商或合同谈判候选顺序。评标办法由物资采购中心或资产管理处提出,经招标组评委会通过后执行。
(3) 宣布中标供应商或合同谈判候选顺序。
第八条 评标办法
(一)评标原则:招标组评委应坚持:“公平、公正、公开”和“科学性与规范性”的原则,以质量优、服务好、信誉高、价格合理为竞争优选前提,评出中标供应商或合同谈判候选顺序。
(二)评标方法:
(1 综合评标法。即对投标商的投标价格、技术水平、售后服务、资质信誉等为评标依据进行综合评估,最后由评委投票,以最高得票数评出中标商或合同谈判候选顺序。
(2) 打分法。由招标组评委依据投标商的技术水平、资质信誉、售后服务和报价情况等因素进行量化打分,以得分最高者为中标商。评议分不得30%,报价分不得低于70%。特殊工程项目的量化打分比例可适当调整,但评议分不得高于报价分。
(3)竞价法。投标时供应商公开举牌互相竞价,从报价最低的供应商中评出中标商。
(4)竞标法。投标时根据评委事先通过的标底,确定招标办法和报价评分办法,对报价在标底上下合理浮动的投标商进行测算,以报价最合理且接近标底的供应商确定为中标商。
(5)其它评标法。视招投标项目的不同,招标组评委会有权依据实际情况,灵活采用其它评标法。
以上评标办法除公开竞价外,无论采用其他何种评标方法,都不能保证投标价最低者必定中标。每次评标办法细则应经招标组讨论同意后,于招标前向投标商公布。
第九条 合同签署
中标商确定后,物资采购中心要会同申购单位就技术及商务等内容及时与中标商进行谈判并草拟合同,合同经资产管理处审定后签署。物资采购中心应将合同及相关资料报送审计室备案。

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